Przed rozpoczęciem wymiany realizujący ją zespół powinien wspólnie ustalić, jakie cele chce osiągnąć, co mają zrobić poszczególne osoby i jaki będzie harmonogram ich pracy.

Lista pytań (w załączniku) pozwoli sprawdzić, czy pomyśleliśmy o wszystkim, czy może zostało jeszcze coś, co wymaga wyjaśnienia zanim zacznie się realizacja projektu. Notatki przy poszczególnych punktach mogą pomóc zespołowi w dyskusji na temat problemów do rozwiązania, pozwolą skontrolować struktury pracy, upewnić się, czy dotychczasowe listy zadań do wykonania są aktualne i ew. je zoptymalizować oraz opracować strategie postępowania na wypadek zwykłych problemów organizacyjnych i pedagogicznych.

Żeby uzyskać jak najlepszą przejrzystość zestawienia, odpowiedzi można wpisywać dwoma kolorami: Czarnym kolorem zapisywać wszystko to, co przebiega dobrze, bezproblemowo i nie budzi wątpliwości,
a czerwonym to, co wymaga jeszcze wyjaśnienia, co pozostało do zrobienia lub stanowi problem.