Stoły, ewentualnie kilka udekorowanych stolików z krzesłami dla zaproszonych osób, talerze, kubki i sztućce, noże do krojenia ciasta, łopatki do ciasta, różne rodzaje herbaty i kawy, mleko, woda mineralna ewentualnie soki owocowe, cukier, serwetki, ewentualnie folia do pakowania ciasta na wynos, pudełka lub puszki na datki, worki na śmieci.

Ustal wraz z młodzieżą datę i miejsce kiermaszu. Aby dotrzeć do jak największej liczby osób, zasugeruj wybranie strategicznie korzystnej daty, na przykład święto miasta, dzień otwarty w zaprzyjaźnionej szkole, imprezę kulturalną w pobliskim centrum kultury, Dzień Strażaka we współpracy z Ochotniczą Strażą Pożarną. Datę i wstępny plan przedsięwzięcia uzgodnij z kierownictwem danej instytucji.

Młodzież powinna omówić sposób prezentacji planowanej wymiany polsko-niemieckiej, podzielić między sobą zadania, wybrać osobę koordynującą ten miniprojekt oraz określić termin kolejnego spotkania organizacyjnego.

Zaplanuj i przygotuj wraz z młodzieżą następujące aspekty:

• miejsce kiermaszu (plac przed budynkiem, korytarz),
• potrzebne wyposażenie (stoły, krzesła) i sprzęt (na przykład sprzęt muzyczny, przedłużacze, czajnik elektryczny, ekspres do kawy, kosze na śmieci),
• materiały informacyjne o planowanej wymianie (wydrukowany program, ulotka, galeria zdjęć z dotychczasowych spotkań międzynarodowych, broszury informacyjne PNWM),
• informacja o kiermaszu (plakaty na ulicach, strona internetowa miasta lub gminy, informacja prasowa),
• pieczenie ciasta i jego sprzedaż (kto piecze i sprzedaje, jakie będą ceny – „co łaska” czy ustalone),
• konkretny cel zbiórki – młodzież powinna sama ustalić cel zbiórki,
• montaż i demontaż, transport, sprzątanie.

W zależności od wieku i profilu osób uczestniczących wraz z młodzieżą możesz pomyśleć o organizacji innych dochodowych wydarzeń, z których pieniądze zostaną przeznaczone na wymianę. Na przykład uczennice i uczniowie szkoły plastycznej mogą zorganizować kiermasz swoich prac (ozdób świątecznych, obrazów, rzeźb), instytucje artystyczne – przedstawienie z biletowanym wstępem, a szkoły techniczne – akcję naprawy sprzętu.

Ponieważ młodzież będzie sprzedawać żywność, w fazie planowania tej aktywności nieodzowne jest poinformowanie ich o przestrzeganiu higieny – zarówno w trakcie pieczenia czy transportu, jak i podczas sprzedaży ciast.