Tische, ggf. hübsch hergerichtete Sitzmöglichkeiten für die Gäste, Teller, Becher, Teelöffel und Kuchengabeln, Tortenheber, Kuchenmesser, verschiedene Sorten Tee und Kaffee, Milch, Mineralwasser, ggf. Säfte, Zucker, Servietten, ggf. Verpackungsmaterial, Spendendose oder -box, Müllbeutel usw. organisieren.

Lege gemeinsam mit den Jugendlichen einen Termin für den Kuchenverkauf fest. Um so viele Menschen wie möglich zu erreichen, kannst Du anregen, den Termin auf einen strategisch günstigen Tag zu legen und beispielsweise das Stadtfest, den Tag der offenen Tür einer befreundeten Schule, die Veranstaltung im nahegelegenen Kulturzentrum, das Fest der Freiwilligen Feuerwehr zum Anlass für den Kuchenverkauf zu nehmen. Sprich den Termin und den groben Ablauf mit den Verantwortlichen der entsprechenden Einrichtung ab.

Die Jugendlichen sollten gemeinsam beraten, wie die geplante deutsch-polnische Jugendbegegnung präsentiert wird. Sie müssen die Aufgaben verteilen und sollten eine Koordinatorin/ einen Koordinator für dieses Mini-Projekt bestimmen. Sinnvoll ist außerdem, einen Termin für ein weiteres Organisationstreffen festzulegen.

Berücksichtige gemeinsam mit den Jugendlichen folgende Aspekte:

• Ort des Verkaufs (im Freien, auf dem Flur),
• nötige Ausstattung (Tische, Stühle, Musikanlage, Verlängerungskabel, Wasserkocher, Kaffeemaschine, Mülleimer usw.),
• Informationsmaterial über den geplanten Austausch (ein Ausdruck des Programms, Flyer, eine Ausstellung mit Fotos von früheren internationalen Begegnungen, DPJW-Informationsbroschüren),
• Information über den Kuchenverkauf (Straßenplakate, Webseite der Stadt/ Gemeinde, Pressemitteilung),
• Kuchenverkauf (wer backt und verkauft den Kuchen, wie viel soll er kosten – Spende oder festgelegter Preis),
• konkreter Verwendungszweck des Erlöses – die Jugendlichen sollten selbst bestimmen dürfen, wofür der Erlös des Kuchenverkaufs verwendet wird,
• Auf- und Abbau, Transport und Aufräumen.

Je nach Alter und Art der Teilnehmenden kannst Du gemeinsam mit den Jugendlichen überlegen, andere Veranstaltungen zu organisieren, deren Erlös dem Austausch zugutekommt. Beispielsweise können die Schüler/-innen an Schulen mit Kunstprofil ihre Werke (Weihnachtsschmuck, Bilder, Skulpturen) verkaufen, Theatergruppen können eine kostenpflichtige Aufführung veranstalten und berufliche Schulen für technische Berufe Aktionstage organisieren, an denen z. B. Geräte repariert werden.

Da die Jugendlichen Lebensmittel verkaufen, ist es in der Planungsphase unerlässlich, über Hygienestandards – sowohl beim Backen selbst, als auch beim Transport sowie schließlich beim Verkauf – zu sprechen.