Stoły, flamastry, karton (obrus papierowy, szary papier pakowy) oraz kartki z pytaniami na każdy stół, dzwonek lub instrument.

1. W ramach przygotowania wybierz tematy związane z organizacją planowanej wymiany młodzieży i zapisz je w formie pytań lub wypowiedzi prowokujących do dyskusji. Przy układaniu pytań uwzględnij różne aspekty, na przykład:

• organizacja czasu wolnego,
• praca nad projektem,
• przygotowanie poszczególnych punktów programu,
• plan wieczoru pożegnalnego.

Kartki z pytaniami rozdziel na ustawione jak w kawiarni stoliki, na których leżą karton (obrus, szary papier) i flamastry.

2. Na wstępie podziel osoby uczestniczące na małe grupy. Każda grupa powinna składać się przynajmniej z czterech osób. Przedstaw pokrótce cel metody „World Café” oraz tematy i zapisz je na tablicy.

3. Gdy grupy usiądą przy stolikach, rozpocznij pierwszą rundę dyskusyjną od klaśnięcia, dźwięku dzwonka lub instrumentu. Osoby z każdej grupy rozmawiają ze sobą na zadany temat i zapisują lub rysują swoje pomysły na rozłożonym na stole kartonie.

4. Po upływie 20 do 30 minut następuje rotacja – uczestniczki i uczestnicy szukają sobie miejsca przy innym stole. Przy każdym stole pozostaje jedna osoba, stając się jego gospodynią lub gospodarzem. Jej zadaniem jest powitanie nowo przybyłych rozmówczyń i rozmówców, streszczenie rozmowy ostatniej grupy i zaproszenie do dalszej wymiany pomysłów. Po około 20–30 minutach rozmów następuje kolejna zmiana przy stołach.

Metoda umożliwia intensywną wymianę pomysłów i zebranie oczekiwań osób uczestniczących wobec planowanego programu wymiany. Po ostatniej rundzie wszystkie osoby siadają w kręgu. Gospodynie i gospodarze grup zawieszają w widocznym miejscu kartkę ze swojego stołu i prezentują wyniki rozmów. Po prezentacjach następuje dyskusja na temat zapisanych propozycji.

Twoim zadaniem jest moderowanie dyskusji i pełnienie funkcji doradczej. Ważne, aby wynikiem dyskusji były praktyczne rozwiązania i konkretny podział zadań.